No Brasil, é obrigatório por lei emitir notas fiscais. Juntamente com a emissão da nota, também deve ser emitido um comprovante da venda do produto ou serviço.
Os dois documentos podem ser emitidos de forma digital. Nas compras online, eles são gerados no momento da transação e enviados por e-mail, na maioria das vezes.
Mas, e quando recebemos a mercadoria em casa? A encomenda deve ser acompanhada de um papel semelhante à nota fiscal. Esse documento é chamado de Danfe.
Hoje, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o tema para que você fique sabendo tudo sobre Danfe. Acompanhe!
O que é Danfe?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação gráfica e mais simples da nota fiscal eletrônica.
É usado para regularizar a circulação de mercadorias. Por isso, o veículo responsável pela entrega não pode transitar sem esse documento. Caso isso aconteça, a fiscalização pode aplicar uma multa.
Dessa forma, suas principais funções são acompanhar o produto até a entrega e permitir acesso ao XML da nota fiscal eletrônica.
Danfe e nota fiscal: qual a diferença?
O Danfe é um registro físico utilizado para facilitar o acesso aos dados de uma compra. Já a nota fiscal é o documento onde é apresentada uma compra em prestações de contas para a Receita Federal.
A NF-e oficial é gerada no formato XML e é usada pela contabilidade para entregar suas obrigações fiscais. Além disso, essa extensão garante a legalidade do documento, pois ele é fornecido a partir da assinatura de um certificado digital.
Assim, se você comprou uma mercadoria online e recebeu a nota fiscal por e-mail, é ela que vai valer oficialmente.
Qual a função do Danfe?
Existem outras funções importantes do Danfe, além daquelas que já foram mencionadas. O documento serve para colher a assinatura do destinatário no momento da entrega da mercadoria ou prestação de serviço, pois também pode servir como comprovante da operação.
Sua consulta numérica também permite que o documento seja colocado à prova de fraudes. Ainda pode ser utilizado para ajudar na escrituração contábil da transação realizada. Nesse caso, o Danfe deve ser arquivado pelo prazo de 5 anos exigidos para as notas fiscais para que possa ser apresentado quando solicitado.
É por isso que ele não serve apenas para quem recebe o produto, mas também para quem vende, envia e o transporta.
O que deve conter em um Danfe?
Como é um documento essencial para todas as partes envolvidas em uma compra, o Danfe deve ter alguns elementos importantes para sua emissão. Assim, é possível evitar problemas futuros.
São eles:
- Chave de acesso: 44 dígitos que permitem o acesso a NF-e por meio da Receita Federal
- Código de barra: permite que um leitor eletrônico leia a chave de acesso
- Dados do destinatário: nome, endereço, telefone e CPF/CNPJ
- Valores: impostos da nota fiscal agregados ao valor do frete, por exemplo
- Códigos: CFOP, CST, e NCM do produto
- Dados do emissor: razão social, CNPJ, inscrição estadual e placa do veículo
- Data e horário de saída: dia e hora da saída da mercadoria da distribuidora. Caso essa informação não exista, será entendido que eles são os mesmos da data de emissão do documento
- Número de folhas: para documentos com mais de uma página
- A palavra “DANFE”: inserida de forma visível para fácil identificação
Além dessas questões, também existe um layout padronizado que deve ser seguido obrigatoriamente. Em caso de dúvida, utilize o Manual de Integração do Consumidor.
Apenas 50% do verso de uma folha do documento pode ser usado como continuação dos dados. Nesse caso, é preciso constar na parte da frente a informação “CONTINUA NO VERSO”.
O Danfe pode ser impresso no modo retrato ou paisagem, desde que as dimensões mínimas de um A4 e máximas de um Ofício II sejam respeitadas. Não é permitido o uso de papel-jornal.
Qual é a composição da chave de acesso do Danfe?
Mesmo que a chave de acesso obrigatória seja composta de 44 dígitos, sua composição é bastante simples. Confira:
- Primeiros 2 dígitos: código do estado do remetente (UF)
- 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e no formato AAMM
- 14 dígitos seguintes: CNPJ da sua empresa
- 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e
- 3 dígitos seguintes: série da NF-e
- 9 dígitos seguintes: número da NF-e
- 9 dígitos seguintes: código da NF-e
- Último dígito: dígito verificador (DV)
O que fazer quando o emitente não puder emitir o Danfe?
Quando o contribuinte está sem conexão com o Sefaz ou impedido de emitir o documento por algum motivo, a empresa deve utilizar um Formulário de Segurança para Impressão de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para gerar o Danfe.
Para adquiri-lo, é necessário que o contribuinte entre em contato com um dos fornecedores autorizados, que irá providenciar a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).
Esse pedido precisa ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde você está estabelecido.
Quando o Fisco aprovar o PAFs, o FS-DA poderá ser adquirido por distribuidores ou gráficas locais credenciados. Consulte a lista completa de fornecedores no site do Conselho Nacional de Política Fazendária.
