O sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos e burocráticos do mundo. Por isso, pessoas físicas e jurídicas possuem uma série de obrigações fiscais que podem acabar gerando problemas.
Para as empresas, por exemplo, incidem uma grande quantidade de impostos. Por esse motivo, podem acontecer diversos erros durante o processo. Os mais comuns são tributos pagos de forma indevida ou que são esquecidos no meio de outras tarefas.
É fundamental que o setor tributário tenha suas demandas atendidas dentro das empresas, já que toda atividade fiscal é analisada criteriosamente pela Receita Federal, e em casos de erros, o contribuinte precisa dar satisfações.
Por esses e outros motivos, a autuação fiscal precisa fazer parte da rotina das organizações. Hoje, vamos desmistificar esse assunto, explicando seu conceito, como resolver a situação e como evitar esse problema. Confira!
O que é autuação fiscal?
Antes de falar sobre o que é autuação fiscal, vamos explicar o processo feito pela Receita Federal para identificar inconsistências.
O Fisco conta com uma avançada tecnologia para agrupar dados e cruzar informações com o objetivo de monitorar todos os contribuintes detalhadamente. Isso vai desde o pagamento de tributos, até as movimentações bancárias.
Essa análise é feita em esfera nacional, estadual e municipal. Após o término dessa apuração, sua empresa pode receber uma notificação, também conhecida como intimação. Esse documento é uma medida preventiva para informar a detecção de alguma irregularidade, além do prazo estimado para que você possa se defender.
Caso a defesa não consiga mostrar provas suficientes após esse período e a infração for comprovada, o Fisco irá iniciar um processo administrativo e entregará o auto de infração, determinando a penalidade necessária.
Alguns exemplos de erros que podem gerar infração são:
- Não apresentar as declarações fiscais necessárias ou apresentá-las com erros, omissões ou informações falsas
- Descumprir as obrigações acessórias
- Transportar mercadorias sem nota fiscal
- Imputar responsabilidades tributárias a outras pessoas
A autuação fiscal segue um modelo previsto em lei. Sendo assim, o conteúdo do documento deve trazer informações relevantes, com detalhes e comprovações sobre a infração cometida.
Em alguns casos, as empresas não concordam com a conclusão da Receita Federal. Nesse cenário, é possível se defender ou realizar o pagamento dentro do prazo estipulado, que geralmente é de 30 dias.
O que fazer para evitar uma autuação fiscal?
Como a Receita Federal está atenta a todas as movimentações tributárias da sua empresa, é essencial se atentar para que todas as informações estejam em dia e completamente corretas.
Porém, o que mais acontece são erros na hora de interpretar as leis. Nesse caso, a empresa pode estar descumprindo a legislação sem ter conhecimento disso.
Uma boa medida para evitar essa situação é ter um bom controle das notas fiscais emitidas e conhecer o Fisco o máximo possível.
Fora isso, existem outras dicas práticas para simplificar a rotina tributária do seu negócio e evitar uma autuação fiscal. Acompanhe!
Faça um calendário fiscal
Quando a empresa tem um calendário fiscal e consegue segui-lo, fica mais fácil visualizar todas as obrigações que devem ser cumpridas dentro do período de tempo estipulado. Assim, é possível se organizar com antecedência e evitar atrasos ou esquecimentos.
Dentro desse documento, é importante colocar o nome do profissional responsável por cada tarefa, para que cada um saiba exatamente o que tem que ser feito e em quanto tempo.
Realize auditorias internas
A melhor forma de fugir de problemas com o Fisco é evitar falhas. Mas, caso você perceba a existência delas antes da Receita Federal, você pode resolvê-las.
Para isso, é necessário criar uma auditoria interna. Nela, é feita uma análise completa do departamento fiscal, onde todos os dados importantes são avaliados detalhadamente para detectar os erros e solucioná-los.
Trabalhe com uma equipe capacitada
Além de contratar profissionais qualificados, é importante que seus colaboradores estejam adquirindo conhecimento sobre o assunto constantemente.
A legislação tributária é bastante complexa e 52 leis são criadas e modificadas todos os dias. Por isso, é fundamental que sua empresa esteja atuando conforme as leis vigentes.
Em casos de erro, faça uma denúncia espontânea
Mesmo que você e sua equipe tomem todos os cuidados necessários, ainda assim erros são passíveis de acontecer.
Nesses casos, utilize a denúncia espontânea. Basta notificar o Fisco sobre o ocorrido para evitar multas e maiores complicações.
O que fazer quando ocorre uma autuação fiscal?
Caso sua empresa receba uma autuação fiscal, a primeira coisa que você precisa pensar é que é possível reverter essa situação.
Você pode simplesmente arcar com a multa ou iniciar um processo de defesa, caso acredite que houve um erro por parte do Fisco.
Ao receber essa infração, comunique o profissional responsável pela área fiscal da sua empresa. Assim, ele pode coletar todos os dados necessários para verificar onde ocorreu a falha, e caso seja preciso, iniciar um processo de defesa.
Se você optar por se defender, comunique seu advogado para que ele se prepare para uma possível intervenção jurídica.
Durante o processo, também vale a pena começar uma perícia contábil com o objetivo de identificar os motivos do erro. Dessa forma, fica mais fácil encontrar os dados para dar continuidade a defesa.
Colabore totalmente com a investigação para não levantar qualquer suspeita ou insegurança. Atue de forma clara e solícita, dando todas as informações necessárias para que o caso possa ser concluído.
Omitir informações nessa situação pode prejudicar ainda mais a sua empresa. Sendo assim, é fundamental garantir que nenhum mal entendido ocorra durante o processo.
